"Motivation statt Prokrastination" – Tag 3: Richtig Prioritäten setzen und die 5-Minuten-Regel

An Tag 3 unserer Challenge wird es Zeit, die ersten Schritte hin zu deinem Wochenziel zu gehen. Dafür haben wir zwei Produktivitätsmethoden zusammengetragen, die du gemeinsam anwenden kannst. Die Challenge lautet:

Probiere heute beide Produktivitätsmethoden aus.

Wenn du ein größeres Wochenziel hast, kannst du es in kleinere Aufgaben unterteilen. Aber du musst dich nicht nur darauf beschränken. Diese Methoden sollen dir helfen, generell mehr Ordnung und Struktur in dein Leben zu bringen.

Prioritäten setzen nach dem Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip kommt ursprünglich aus der Job-Literatur und soll dir bei deinem Zeitmanagement helfen. Dabei geht es darum, deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen. Das Modell kann genauso auf private Projekte angewandt werden.

So geht's:

• Nimm dir ein leeres Papier im Querformat und einen Stift zur Hand.

• Notiere dir auf der Rückseite alle Aufgaben, die du erledigen möchtest. Hier ist es noch egal, was wichtig und dringlich ist. Es geht darum, alles auf Papier zu bringen.

• Zeichne anschließend auf der Vorderseite vier Rechtecke im Raster auf. Das heißt, zwei Rechtecke oben, zwei Rechtecke direkt darunter.
  Tipp: Verwende verschiedene Farben für jedes Rechteck, um mehr Ordnung reinzubringen.

• Die oberen beiden Rechtecke gehören zur Kategorie „WICHTIG“, die beiden unteren zur Kategorie „NICHT WICHTIG“. Die beiden linken Rechtecke sind „DRINGLICH“, die beiden rechten Rechtecke „NICHT DRINGLICH“. Schreibe das gerne auch dazu.

Jedes Rechteck wird jetzt mit den passenden Aufgaben versehen:

A – ERLEDIGEN: WICHTIG/DRINGLICH

Welche Aufgaben stehen heute an, die du unbedingt erledigen möchtest?

B – PLANEN: WICHTIG/NICHT DRINGLICH

Hast du heute auch To-Dos, die du nicht heute von der Liste streichen musst, aber die du für einen anderen Tag planen kannst?

C – DELEGIEREN: NICHT WICHTIG/DRINGLICH

Gibt es Aufgaben, die du an jemand anderen übergeben könntest?

D – ELIMINIEREN: NICHT WICHTIG/NICHT DRINGLICH

Diese Aufgaben fressen einfach nur viel Zeit und wir nutzen sie, um zu prokrastinieren – obwohl sie weder wichtig, noch dringlich sind. Du kannst sie entweder komplett aus deinem Kopf löschen oder auf einen sogenannten „Stapel“ legen und sie abarbeiten, wenn es gerade keine dringlichen Aufgaben gibt. Im Arbeitskontext könnte das beispielsweise das Aufräumen deines Desktops sein.

Wie du vielleicht merkst, sind die Rechtecke C und D sehr arbeitsspezifisch. Du kannst das Modell für dich abwandeln und zum Beispiel nur mit den Kategorien WICHTIG/DRINGLICH und WICHTIG/NICHT DRINGLICH arbeiten oder dir andere Kategorien überlegen, die besser zu deinem persönlichen Projekt passen.

Die 5-Minuten-Regel

Eine weitere Methode, um deine Aufgaben voranzubringen, ist die 5-Minuten-Regel. Hier geht es vor allem darum, deinen Kopf etwas auszutricksen. Denn oft stellen wir uns schon vor, wir lange wir mit der Aufgabe brauchen werden, bevor wir überhaupt angefangen haben. Der Name verrät schon sehr gut, worum es hier geht:

• Schreibe dir alle Aufgaben auf, die du erledigen möchtest – am besten geordnet nach Wichtigkeit und Dringlichkeit (siehe oben).

• Stelle dir nun für die erste Aufgabe aus der Kategorie A einen Timer von 5 Minuten, in denen du dich voll und ganz darauf fokussierst. Dabei ist es ganz egal, ob es die Wäsche oder das Schreiben einer Arbeit ist.

• Nach fünf Minuten wirst du möglicherweise schon so tief in der Aufgabe sein, dass du am Ende länger als 5 Minuten daran arbeiten wirst. Falls nicht, ist das auch in Ordnung – lege die Aufgabe beiseite und arbeite später für weitere 5 Minuten daran.

Tipp: Du brauchst länger, um in ein To-Do hineinzufinden? Dann stelle den Timer etwas länger, zum Beispiel auf 10 Minuten.

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